In Impostazioni > Servizi hai la possibilità di scegliere come gestire le prenotazioni:
Manuale
Accettazione automatica se tavolo disponibile (funzione disponibile solo se la gestione dei tavoli è attiva)
Accetta tutte le prenotazioni.
1. Manuale
Selezionando la gestione Manuale, dovrai cambiare manualmente lo stato della prenotazione che ricevi.
Quindi il Cliente inserisce la prenotazione dalla frontpage della tua Plateform, riceverai una notifica di richiesta prenotazione e vedrai la prenotazione in stato "Non confermato".
In questo caso sei tu a dover gestire e modificare manualmente lo stato della prenotazione in Confermato o in uno degli altri stati disponibili (Rifiutato, Lista d'attesa, ecc).
Una volta inviata la richiesta, il cliente riceve una prima comunicazione di richiesta prenotazione, dove viene indicato che la richiesta è stata inserita correttamente e deve ora attendere riscontro dal locale.
Successivamente, ogni volta che modifichi lo stato di una prenotazione, al cliente arriva in automatico la relativa notifica (clicca qui per gestire le notifiche delle prenotazioni).
2. Accettazione automatica se tavolo disponibile
👉🏻 Questa funzione è disponibile solo con la gestione dei tavoli attiva e con Zone e tavoli configurati.
👉🏻 Prima di attivare l'Accettazione automatica se tavolo disponibile, assicuratevi che tutte le vostre prenotazioni future abbiano già il tavolo assegnato, altrimenti per il sistema ci saranno tavoli liberi.
Scegliendo questa gestione, si presentano due scenari:
Se hai tavoli disponibili, la prenotazione sarà confermata automaticamente con assegnazione del tavolo automatica.
Quindi il Cliente inserisce la prenotazione e riceve subito la notifica di Conferma, mentre tu troverai la prenotazione in stato Confermato con il relativo tavolo assegnato.
Se tutti i tavoli risultano occupati, il Cliente potrà comunque inserire la richiesta di prenotazione. Tu la vedrai in stato "Non confermato" e quindi da gestire manualmente (seguendo le indicazioni nel paragrafo precedente relativo alla gestione Manuale).
N.B. Hai la possibilità di attivare il pulsante per:
Non confermare automaticamente prenotazione clienti no-show
Non confermare prenotazioni clienti blacklist
Non confermare automaticamente su base numero coperti
Se vengono attivati questi pulsanti, quando arrivano prenotazioni che rientrano in questi casi, non vengono confermate automaticamente ma vengono lasciate con gestione Manuale. Entreranno quindi in stato "Non confermato" e sarai tu a scegliere se confermare o rifiutare la prenotazione.
3. Accetta tutte le prenotazioni
Grazie alla funzione di conferma automatica di tutte le prenotazioni non dovrai più confermare manualmente ogni singola prenotazione.
In questo caso, quindi, qualsiasi prenotazione inserita dal Cliente, viene confermata automaticamente. Il Cliente riceve subito la notifica di conferma prenotazione e tu troverai la prenotazione in stato Confermato.
👉🏻 ATTENZIONE: Il limite delle prenotazioni da confermare/accettare va impostato con gli strumenti di sold out o di gestione dei turni con capienza massima per turno.
N.B. Anche le prenotazioni da Google saranno confermate automaticamente e il Cliente riceverà direttamente la notifica di Conferma prenotazione.
N.B.2 Hai la possibilità di attivare il pulsante per:
Non confermare automaticamente prenotazione clienti no-show
Non confermare prenotazioni clienti blacklist
Non confermare automaticamente su base numero coperti
Se vengono attivati questi pulsanti, quando arrivano prenotazioni che rientrano in questi casi, non vengono confermate automaticamente ma vengono lasciate con gestione Manuale. Entreranno quindi in stato "Non confermato" e sarai tu a scegliere se confermare o rifiutare la prenotazione.
Come disattivare la conferma automatica in base alla risposta dei campi aggiuntivi
Nel caso di gestione delle prenotazioni con accettazione automatica, è possibile disattivare la conferma automatica sulla base del valore dei campi aggiuntivi.
In Impostazioni > Campi Aggiuntivi, se selezionata l'Opzione Singola, indicare “!” prima del testo per disattivare la conferma automatica prenotazione per chi risponde con quel valore (Es. Nella richiesta se ci sono persone allergiche e non si vuole accettare automaticamente la prenotazione in questi casi, inserire !SI)
In questo modo al Cliente che in fase di prenotazione da frontpage risponde SI, non avrà la conferma automatica e tu vedrai la prenotazione in stato "Non confermato" e quindi da gestire manualmente.
Clicca qui per leggere la guida con tutte le informazioni su come impostare i Campi aggiuntivi