🎖️ Livello | Medio |
👓 Tempo di lettura | 24 minuti |
⏳ Tempo di realizzazione | 30 minuti |
✔️ Cosa ti serve? | // |
💡Ricorda bene | // |
✅ Sta funzionando? | Fai una prova di prenotazione in frontpage |
📌 Serve un check? | No, non serve |
Cos'è il modulo Esperienze
Si tratta di una funzione che ti permette di proporre ai clienti nuove esperienze al locale oppure invitarli a eventi e serate.
Grazie a questo strumento puoi incentivare i clienti a tornare più spesso nel tuo locale, per eventi ricorrenti oppure per occasioni speciali, creando un vero e proprio calendario di esperienze.
Puoi far prenotare in anticipo i tuoi clienti per un evento specifico o ricorrente, con la possibilità di farli pagare subito o lasciare un acconto.
Come creare un'esperienza
Vediamo insieme come si impostano le Esperienze con Plateform.
Dal menù di sinistra, clicca sulla voce Gestione > Prenotazioni > Esperienze. Qui troverai anche un riepilogo di tutte le esperienze create in precedenza.
Clicca sul bottone Nuova Esperienza (in alto a destra):
💡 Ricorda bene
Prima di salvare l'esperienza, puoi tradurla in altre lingue.
Puoi farlo cliccando sulla lingua corrispondente per le sezioni Titolo, Descrizione e Condizioni di prenotazione.
Può esserti utile utilizzare Google Traduttore o altri strumenti di traduzione online.
Titolo esperienza
Per il titolo dell'esperienza, ti consigliamo un titolo corto e accattivante di massimo 2 o 3 parole.
Descrizione
Nella descrizione puoi inserire i dettagli e le informazioni in merito all'evento o all'esperienza che hai organizzato.
Foto
Una volta spiegata la proposta nell'area Descrizione, puoi inserire un'immagine. Ecco alcuni esempi:
Una foto dell'evento
Una foto della sala
Il menù della serata
👉 La foto ideale per l'esperienza ha queste caratteristiche:
dimensioni massime: 1 mb
larghezza consigliata: 300 pixel
Titolo file e File
Nella sezione file puoi inserire un documento in formato PDF, rinominandolo nella casella Titolo file.
Ad esempio, potrebbe essere utile inserire il pdf del menù scaricabile.
Esperienza Visibile, Prenotabile, Visibile a Calendario
A questo punto, puoi decidere se rendere l'esperienza:
Visibile: può essere visualizzata dalla sezione Esperienze.
Prenotabile: il cliente può cliccare sul tasto per prenotare.
Visibile a calendario: può essere visualizzata anche nella sezione Prenotazioni.
💡Ricorda bene (1):
Un'esperienza potrebbe essere Prenotabile e Non Visibile tramite frontpage.
In questo caso, i clienti potranno prenotare l'esperienza in questione soltanto attraverso il link diretto, che dovrai fornire tu.
💡Ricorda bene (2):
Se metti l'esperienza Visibile a calendario sulle prenotazioni normali (quindi quando il cliente clicca su Prenota un tavolo) il sistema segnalerà la presenza dell'esperienza.
Ecco come il cliente visualizzerà il calendario:
Cliccandoci farà scegliere al cliente se procedere con la richiesta dell'esperienza o della prenotazione normale:
Una volta impostato lo stato di Visibile, Prenotabile e aver deciso se renderla Visibile a calendario, potrai selezionare tra diverse opzioni in base al tipo di evento o serata che hai deciso di organizzare.
Numero minimo e massimo di ospiti
In questo caso, si fa riferimento al numero di ospiti per tavolo possibili per quell'evento.
Se, per esempio, viene impostato un minimo ospiti di 2 e un massimo ospiti di 4, il cliente che prenoterà quell'esperienza da frontpage avrà la possibilità di prenotare un tavolo tra le 2 e 4 persone:
Durata
Per durata si fa riferimento alla durata della prenotazione per quella determinata serata.
Potete scegliere dai 30 minuti alle 12 ore.
Tipo
Per Tipo di esperienza si fa riferimento alla possibilità di scegliere se richiedere o meno un pagamento anticipato al cliente, al momento della richiesta di prenotazione.
A questo proposito, puoi scegliere se l'esperienza è:
Libera: ti consigliamo di scegliere l'opzione Libera quando proponi un menù alla carta: il cliente pagherà in loco in base alla sua consumazione.
In questo caso la prenotazione sarà libera e non vincolata da carta di credito a garanzia né prepagamenti.A pagamento: questa opzione ti permette di non inserire il prezzo fisso dell'evento, ma di chiedere comunque una carta di credito a garanzia oppure un acconto.
Sotto trovi le diverse opzioni di pagamento/acquisto.
Prezzo da definire: optando per questa soluzione potrai inserire il prezzo fisso a persona dell'evento e poi scegliere, in base alle tue esigenze, tra le diverse possibilità di pagamento/acquisto.
Acquisto per le opzioni Prezzo da definire e A pagamento
Qui trovi tutte le indicazioni in merito al tipo di Acquisto che puoi richiedere con la tipologia Prezzo da definire e A pagamento.
Negli screen inseriremo solo l'opzione Prezzo da definire, ma ciò che leggerai riguarda anche la soluzione A pagamento.
Nessuno: il cliente viene informato del prezzo a persona, ma non deve acquistare nulla in fase di prenotazione dell'esperienza.
Prepagamento Totale: il cliente deve acquistare l'intero importo moltiplicato per ogni coperto in fase di prenotazione dell'esperienza. Potrà solo acquistare con carta di credito attraverso Stripe, quindi assicurati di settare i pagamenti Stripe su Plateform.
👉 Il cliente effettua il pagamento totale in fase di richiesta prenotazione: in caso di rifiuto o cancellazione della prenotazione, sarà necessario rimborsare il pagamento dall'account Stripe.
Deposito/Acconto: il cliente dovrà lasciare un deposito (moltiplicato per coperto). Anche qui si usa la carta, quindi Stripe: assicurati di settare i pagamenti Stripe su Plateform.
👉 Anche in questo caso, il cliente effettua il pagamento del deposito/acconto in fase di richiesta prenotazione, quindi - in caso di rifiuto o cancellazione della prenotazione - sarà necessario rimborsare il pagamento dall'account Stripe.
Garanzia: il cliente dovrà inserire la carta di credito (CC) a garanzia, ma non gli verrà addebitato nessun importo al momento della sua prenotazione.
Assicurati di settare i pagamenti Stripe su Plateform.
In questo caso, è importante impostare le condizioni della carta di credito a garanzia e fornire tutte le specifiche in merito alle tempistiche di cancellazione rimborsabile.
In questo modo, qualora il cliente dovesse cancellare fuori dai tempi rimborsabili accettati o fare no-show, potrai incassare la tassa impostata per prenotazione/coperto.
👉 Le condizioni della CC a garanzia saranno rese visibili al cliente in fase di prenotazione, l’incasso dell’importo avviene sempre manualmente da parte del gestore.
Max Prenotazioni
In questa sezione puoi indicare il numero massimo di prenotazioni che intendi ricevere per quella determinata giornata.
Dovrai valutare quanti tavoli hai a disposizione per quell'esperienza, così da impostare correttamente il numero di prenotazioni massime.
Abilita scelta zona
Il tasto Abilita scelta sala è facoltativo.
Può essere abilitato soltanto se utilizzi la scelta della zona su frontpage e l'esperienza organizzata è destinata ad una specifica zona del locale.
Richiedi motivo visita
Il tasto Richiedi motivo visita è facoltativo, ma importante se vuoi segmentare la tua clientela.
Condizioni prenotazione
Le condizioni della prenotazione saranno visibili al cliente in fase di prenotazione.
Campi aggiuntivi
La richiesta di campi aggiuntivi è facoltativa. Cliccando su + Aggiungi potrai inserire i campi aggiuntivi che vi interessano tra quelli creati.
Come impostare gli orari dell'esperienza
Dopo aver creato e salvato l'esperienza, sarai reindirizzato alla pagina degli orari.
Qui potrai decidere se l'esperienza è di tipologia:
Fissa, inserendo quindi una data specifica, ad esempio San Valentino:
Ricorrente. Ad esempio, puoi decidere di organizzare un evento ogni venerdì sera, in questo modo:
🆕In questo caso puoi selezionare una Data inizio e Data termine dell'esperienza.
Ad esempio, se hai un'esperienza ricorrente ogni venerdì sera solo durante l'estate, puoi mettere come data inizio 10 giugno e data termine il 31 agosto.
Vedrai che saranno prenotabili solo i venerdì sera estivi per questa esperienza.
Sincronizza con disponibilità del locale: Sold out
Attivando il tasto Sincronizza con disponibilità del locale, l'esperienza seguirà gli eventuali sold out che inserisci nelle prenotazioni.
💡 Ricorda bene
La lista d'attesa non si attiverà sulle esperienze.
Infine dovrai impostare gli orari dell'esperienza e cliccare su Salva in basso a sinistra.
Il modulo Esperienze in Frontpage
Questa è la frontpage che visualizzerà il cliente:
Cliccando sul tasto Esperienze - che puoi in Impostazioni > Testi e notifiche > tab Esperienze - il cliente vedrà tutti gli eventi attivi e visibili con il titolo, la descrizione, la foto, il documento PDF e l'eventuale prezzo e acquisto che hai impostato in precedenza:
Il cliente, cliccando su Prenota verrà già riportato al mese e alla data corretti (in caso dell'opzione Data Fissa), come nello screen:
A questo punto, il cliente potrà procedere alla prenotazione come al solito: selezionando orario e numero di coperti, compilando i campi aggiuntivi se presenti; successivamente verrà informato di eventuale necessità di pre-pagamento, acconto, o di carta di credito a garanzia.
Nella stessa pagina verrà informato anche delle Condizioni Prenotazione che hai impostato:
Al termine della prenotazione (se l'hai impostato) verrà richiesto l'inserimento della CC per il pre-pagamento, l'acconto o la carta di credito a garanzia.
Nella mail che riceve il cliente viene specificato il nome dell'esperienza prenotata nel box riepilogo:
In Impostazioni > Testi e notifiche > tab Esperienze puoi personalizzare i testi relativi alle esperienze: quindi - oltre al pulsante che risulta in frontpage - hai la possibilità di modificare i testi delle notifiche di richiesta e conferma dell'esperienza.
Come mostrare le Esperienze su frontpage sulle Prenotazioni normali
In Impostazioni > Servizi > tab Esperienze è possibile attivare il pulsante per mostrare le esperienze su frontpage prenotazioni:
In questo modo quando il cliente clicca sul Prenota un tavolo, visualizzerà solo le esperienze:
Puoi attivare anche il secondo pulsante Consenti prenotazione senza esperienza:
In questo modo, il cliente vedrà le esperienze. ma avrà la possibilità di procedere con le prenotazioni normali cliccando su Prenota senza esperienza:
Come far prenotare solo l'esperienza da "Prenota un tavolo"
🆕 Da oggi puoi far prenotare i clienti dal calendario delle prenotazioni e scegliere di non far prenotare in quella data specifica tramite le prenotazioni normali.
Come fare?
Nella sezione Esperienze, dopo aver creato l'esperienza, rendila visibile tramite gli switch Visibile, Visibile a Calendario e Prenotabile:
Inserisci gli orari di apertura per l'esperienza e lascia disattivato lo switch Sincronizza con disponibilità del locale.
In Prenotazioni sulla giornata dell'esperienza imposta il sold out per tutta la giornata con azione Chiudi orari sold out:
A questo punto, dopo aver salvato le modifiche, vai in frontpage: qui, cliccando sul pulsante Prenota un tavolo e selezionando la data dell'esperienza, il sistema comunicherà che in questa data non è disponibile la prenotazione senza esperienza:
Viene riproposto il Prenota tramite l'esperienza:
Cliccando su Prenota, quindi, verrai rimandato alla pagina diretta per prenotare l'esperienza:
Il modulo Esperienze: cosa visualizzi sul Backend
Una volta ricevuta la richiesta di prenotazione dell'esperienza da parte di un cliente, nel giorno dell'esperienza prenotata risulterà nel campo note il nome dell'evento con un tag giallo.
A questo punto, basterà gestire la richiesta come una normale prenotazione.
Ti consigliamo di utilizzare un titolo breve dell'esperienza per avere una visualizzazione ottimale da PC.
👉Caratteri massimi consigliati: 40 caratteri.
Nella richiesta di prenotazione che riceverai tramite email, invece, trovi il titolo completo dell'esperienza di riferimento.
👉 Con le prenotazione con tipo di acquisto Prepagamento Totale, Deposito / Acconto o Garanzia, se il cliente non procede subito con il pagamento o inserimento della carta, la prenotazione verrà visualizzata in questa maniera:
Come vedi lo stato non è modificabile e segnala Attesa CC e l’icona del pagamento è in rosso: significa che il cliente deve ancora procedere con il pagamento o inserire i dati della sua carta di credito per finalizzare la richiesta di prenotazione.
Se clicchi sul nome del cliente, trovi due pulsanti:
Reinvia richiesta cc per mandare di nuovo l’e-mail per il pagamento o l'inserimento della CC a garanzia;
Rimuovi richiesta cc per rimuovere la richiesta del pagamento o della CC a garanzia:
Una volta che il cliente avrà effettuato il pagamento o associato la sua cc a garanzia, vedrai che l’icona del pagamento diventa verde e la prenotazione passa in stato “Non confermato” e puoi gestirla come una normale prenotazione.
Come associare le esperienze alle prenotazioni manuali
Se un cliente telefona o invia un messaggio al tuo locale per prenotare un tavolo in occasione di un’esperienza specifica, puoi associare la prenotazione a quel determinato evento anche in maniera manuale:
