Premessa
Cos'è il modulo Esperienze?
Si tratta di una funzione che ti permette di proporre ai clienti nuove esperienze al locale oppure invitarli ad eventi e serate.
Grazie a questo strumento, quindi, puoi incentivare i clienti a tornare più spesso nel tuo locale, per eventi ricorrenti oppure per occasioni speciali, creando un vero e proprio calendario di Esperienze.
Come impostare il modulo Esperienze
Vediamo insieme come si impostano le Esperienze con Plateform, così da far prenotare in anticipo i vostri clienti per un evento specifico o ricorrente, con la possibilità di farli pagare subito o lasciare un acconto!
Dal menù di sinistra, cliccare la voce Esperienze:
In questo menù, troverai tutte le esperienze già create. Per creare una nuova esperienza, basta cliccare sul bottone apposito Nuova Esperienza (in alto a destra):
Per iniziare è necessario inserire:
Titolo dell'Esperienza;
Descrizione: i dettagli e le informazioni in merito all'evento o all'esperienza che hai organizzato.
💡 Attenzione: ti consigliamo un titolo corto e accattivante di massimo 2 o 3 parole
Una volta spiegata la proposta nell'area Descrizione, puoi andare ad inserire un'immagine (ad esempio, una foto dell'evento, o della sala, oppure il menù della serata) e un documento in formato PDF.
Ad esempio, potrebbe essere utile inserire il pdf del menù scaricabile.
A questo punto, puoi decidere se rendere l'esperienza visibile sulla frontpage, se renderla Prenotabile, e se renderla Visibile a Calendario
💡Attenzione: un'esperienza potrebbe essere Prenotabile ma Non Visibile tramite frontpage. In questo caso, i clienti potranno prenotare l'esperienza in questione soltanto attraverso il link diretto (che dovrai fornire tu).
💡Attenzione: se la metto "Visibile a calendario", il giorno dell'esperienza sulle prenotazioni normali (quindi cliccando su prenota un tavolo) segnalerà la presenza dell'Esperienza:
e cliccandoci farà scegliere al Cliente se procedere con la prenotazione dell'Esperienza o della prenotazione normale:
Una volta impostato lo stato di "Visibile" , "Prenotabile" e aver deciso se renderla "Visibile a calendario" , potrai selezionare tra diverse opzioni in base al tipo di evento o serata che hai deciso di organizzare.
Numero minimo e massimo di ospiti
In questo caso, si fa riferimento al numero di ospiti per tavolo possibili per quell'evento.
Se, ad esempio, viene impostato un Minimo Ospiti di 2 e un Massimo Ospiti di 4, il cliente che prenoterà quell'esperienza da frontpage avrà la possibilità di prenotare un tavolo tra le 2 e 4 persone:
Durata
Per durata, si fa riferimento alla durata della prenotazione per quella determinata serata.
Potete scegliere dai 30 minuti alle 12 ore.
Tipo
Per "Tipo" di esperienza, si fa riferimento alla possibilità di scegliere se richiedere o meno un pagamento anticipato al cliente, al momento della richiesta di prenotazione.
A questo proposito, puoi scegliere se l'esperienza è:
Libera
A Pagamento
Prezzo da Definire
- Ti consigliamo di scegliere l'opzione "Libera" quando proponi un menù alla carta, quindi in quel caso il cliente pagherà in loco in base alla sua consumazione. In questo caso la prenotazione sarà libera e non vincolata da CC a garanzia ne prepagamenti.
- L'opzione "Prezzo da definire" ti permette di non inserire il prezzo fisso dell'evento, ma chiedere comunque una Carta di Credito a garanzia oppure la richiesta di un acconto. Sotto trovi le diverse opzioni di pagamento/acquisto.
- Scegliendo invece l'opzione "A Pagamento", potrai inserire il prezzo fisso a persona dell'evento e poi scegliere, in base alle tue esigenze, tra le diverse opzioni di pagamento/acquisto.
Qui tutte le indicazioni in merito al tipo di Acquisto che puoi richiedere con la tipologia "prezzo da definire" e "a pagamento":
Nessuno: il cliente viene informato del prezzo a persona, ma non deve acquistare nulla in fase di prenotazione dell'esperienza.
Prepagamento Totale: il cliente deve acquistare l'intero importo moltiplicato per ogni coperto in fase di prenotazione dell'esperienza. Potrà solo acquistare con carta di credito attraverso Stripe, quindi assicurati di settare i pagamenti Stripe su Plateform.
N.B. Il Cliente effettua il pagamento totale in fase di richiesta prenotazione quindi in caso di rifiuto o cancellazione della prenotazione, sarà necessario rimborsare il pagamento dall'account Stripe.
Deposito / Acconto: il cliente dovrà lasciare un deposito (moltiplicato per coperto). Anche qui si userà la carta, quindi Stripe. Assicurati di settare i pagamenti Stripe su Plateform.
N.B. Anche in questo caso Il Cliente effettua il pagamento del deposito/acconto in fase di richiesta prenotazione quindi in caso di rifiuto o cancellazione della prenotazione, sarà necessario rimborsare il pagamento dall'account Stripe.
Garanzia: il cliente dovrà inserire la carta di credito a garanzia ma non gli verrà addebitato nessun importo al momento della sua prenotazione. Assicurati di settare i pagamenti Stripe su Plateform.
In questo caso, è importante impostare le condizioni della carta di credito a garanzia e fornire tutte le specifiche in merito alle tempistiche di cancellazione rimborsabile.
In questo modo, qualora il cliente dovesse cancellare fuori dai tempi rimborsabili accettati, o fare no-show, potrete incassare la tassa che avete impostato per prenotazione/coperto.
N.B. Le condizioni di CC a garanzia saranno rese visibili al cliente in fase di prenotazione, l’incasso dell’importo avviene sempre manualmente da parte del gestore.
Max Prenotazioni
Qui è necessario indicare il numero massimo di Prenotazioni che intendi ricevere per quella determinata giornata.
Questo significa che dovrai valutare quanti tavoli hai a disposizione per quell'esperienza, così da impostare correttamente il numero di prenotazioni massime.
Abilita scelta zona
Il tasto "Abilita scelta sala" è facoltativo.
Può essere abilitato soltanto se utilizzate la scelta della zona su frontpage e l'esperienza organizzata è destinata ad una specifica zona del locale.
Richiedi motivo visita
Il tasto "Richiedi motivo visita" è facoltativo.
Qui puoi vedere come si usa il Motivo Visita
Condizioni Prenotazione
Infine inserite le Condizioni Prenotazione che saranno visibili al cliente in fase di prenotazione
Campi Aggiuntivi
La richiesta di "campi aggiuntivi" è facoltativa.
Cliccando su + Aggiungi potrete inserire i campi aggiuntivi che vi interessano tra quelli creati.
Qui puoi vedere come creare i Campi Aggiuntivi
Infine clicchi su SALVA
💡 Attenzione: prima di salvare, puoi attivare l'esperienza anche per altre lingue, cliccando sulla lingua corrispondente ed inserire Titolo, Descrizione e Condizioni di Prenotazione nella lingua scelta. Può esserti utile utilizzare Google Traduttore o altri strumenti di traduzione online.
Dopo aver creato e salvato l'Esperienza, il sistema ti reindirizza alla pagina degli Orari.
Qui potrai decidere se l'Esperienza è di Tipologia Fissa, inserendo quindi una data specifica, ad esempio San Valentino:
O, in alternativa, se è di Tipologia Ricorrente. Ad esempio, puoi decidere di organizzare un evento ogni venerdì sera, in questo modo:
in questo caso puoi selezionare una "Data termine" dell'esperienza, ad esempio hai un'esperienza ricorrente ogni venerdì sera solo durante l'estate, quindi puoi mettere come data termine il 31 agosto e vedrai che saranno prenotabili solo i venerdì sera estivi per questa esperienza.
Sincronizza con disponibilità del locale: Sold Out
Attivando il tasto "sincronizza con disponibilità del locale, l'esperienza seguirà gli eventuali Sold Out che inserisci nelle prenotazioni.
Qui puoi vedere come utilizzare il Sold Out
💡 Attenzione: la lista d'attesa NON si attiverà sulle esperienze.
Infine dovrai impostare gli Orari dell'esperienza fissa / ricorrente e Salvare nuovamente.
Il modulo Esperienze in Frontpage
Questa è la frontpage che visualizzerà il cliente:
Cliccando sul tasto Esperienze (è possibile personalizzare il nome del pulsante in Impostazioni > Testi e notifiche > Esperienze), saranno visibili tutte le esperienze Attive e Visibili, ognuna mostrerà il titolo, descrizione, la foto, il documento PDF e l'eventuale Prezzo e Acquisto:
Il cliente, cliccando su Prenota verrà già riportato al mese e data corretto (in caso di Data Fissa), come nello screen:
A questo punto, il cliente potrà procedere alla prenotazione come al solito: selezionando orario e numero di coperti, compilando i campi aggiuntivi se presenti, e successivamente verrà informato di eventuale necessità di pre-pagamento, acconto, o di carta di credito a garanzia.
Nella stessa pagina verrà informato anche delle Condizioni Prenotazione che hai impostato:
Al termine della Prenotazione (se necessaria) verrà richiesto l'inserimento della cc per il pre-pagamento, acconto, o come carta di credito a garanzia.
Nella email che riceve il Cliente viene specificato il nome dell'esperienza prenotata nel box riepilogo, come da immagine allegata:
In Impostazioni > Testi e notifiche > Esperienze è possibile personalizzare i testi relativi alle Esperienze quindi il nome del pulsante che risulta in Frontpage e i testi delle notifiche di richiesta e conferma dell'esperienza
Come mostrare le Esperienze su frontpage sulle Prenotazioni normali
In Impostazioni > Servizi > Esperienze è possibile attivare il pulsante per mostrare le esperienze su frontpage prenotazioni :
In questo modo quando il cliente clicca sul "Prenota un tavolo", visualizzerà solo le Esperienze:
Inoltre è possibile attivare anche il secondo pulsante "Consenti prenotazione senza esperienza" :
così il cliente vedrà le Esperienze ma avrà la possibilità di procedere con le prenotazioni normalmente cliccando su "Prenota senza esperienza":
Il modulo Esperienze, lato Backend Prenotazioni
Una volta ricevuta la richiesta di prenotazione dell'Esperienza da parte di un cliente, nel giorno dell'esperienza prenotata risulterà nel campo note il nome dell'evento con un tag giallo.
A questo punto, basterà gestire la richiesta come una normale prenotazione.
N.B. Si consiglia di utilizzare un titolo breve dell'Esperienza perchè la visualizzazione da pc del tag giallo è di circa 40 caratteri. Nella richiesta di prenotazione che ricevete tramite email invece trovate il titolo completo dell'Esperienza di riferimento.
👉 Se si tratta di una prenotazione con tipo di Acquisto Prepagamento Totale, Deposito / Acconto o Garanzia, se il cliente non procede subito con il pagamento o inserimento della carta, la prenotazione verrà visualizzata in questa maniera:
Come vedi lo stato non è modificabile e segnala “Attesa CC” e l’icona del pagamento è in rosso: significa che il cliente deve ancora procedere con il pagamento o inserire i dati della sua carta di credito per finalizzare la richiesta di prenotazione.
Se clicco sul nome del cliente, trovo due pulsanti: il blu "Reinvia richiesta cc" serve per re-inviare l’email in cui si chiede al cliente il pagamento o l'inserimento della cc a garanzia, mentre il giallo "Rimuovi richiesta cc" serve per rimuovere la richiesta del pagamento o della cc a garanzia:
Una volta che il cliente avrà effettuato il pagamento o associato la sua cc a garanzia, vedrai che l’icona del pagamento diventa verde e la prenotazione passa in stato “Non confermato” e puoi gestirla come una normale prenotazione.
Associare le esperienze alle prenotazioni manuali
Se un cliente telefona o invia un messaggio al tuo locale per prenotare un tavolo in occasione di un’esperienza specifica, puoi associare la prenotazione a quel determinato evento anche in maniera manuale:
