🎖️ Livello | Base |
👓 Tempo di lettura | 4 minuti |
✔️ Cosa ti serve? | Attivare la gestione delle zone e dei tavoli |
💡Ricorda bene | Puoi ricercare la notifica prenotazione iniziale che hai ricevuto sul canale che hai impostato per le notifiche utenti. |
✅ Sta funzionando? | |
📌 Serve un check? | Sì, serve |
📹 Video formativo |
Timeline: cos'è e a cosa serve
Se hai attivato la gestione delle zone e dei tavoli, potrai utilizzare la timeline e gestire le prenotazioni direttamente da Gestione > Prenotazioni > Timeline.
Con la timeline puoi risparmiare più tempo: avendo una visione più immediata dell’occupazione attuale dei tavoli, potrai modificare facilmente le prenotazioni in un click!
Visualizzazione della Timeline
Nella Timeline troverai le prenotazioni con un colore diverso in base allo stato:
Non confermato: giallo
Confermato: azzurro; rosso se il cliente è in ritardo
Non arrivato: rosso chiaro
Arrivato: verde chiaro
Seduto: verde scuro
Tavolo Pronto: lilla
Attesa carta di credito a garanzia: nero
Inoltre, se due tavoli sono consecutivi in lista e associati allo stesso cliente, per praticità vengono evidenziati dello stesso colore con una linea verticale.
Ad esempio, la cliente Simona che si trova sul tavolo 1 e 2 è identificata dalla linea blu scuro; la cliente Federica ai tavoli 5 e 6 è identificata dalla linea marrone.
Come vedi dallo screen, avranno comunque entrambe il riquadro azzurro, che è usato per indicare lo stato Confermato.
Quindi:
L'azzurro è il colore del confermato
Se due tavoli sono associati a una stessa prenotazione, allora oltre all'azzurro c'è una riga verticale che rende le prenotazioni più riconoscibili
Questo vale anche per altri stati, come le prenotazioni in stato Arrivato.
La visualizzazione riporta in alto le prenotazioni non assegnate (quindi senza tavolo); a seguire risultano le zone e tavoli che hai impostato:
Nella visualizzazione dei tavoli puoi vedere a colpo d’occhio il numero minimo e massimo di coperti per tavoli:
Puoi scegliere di visualizzare tutte le 24 ore oppure di flaggare l'opzione Nascondi orari chiusi per visualizzare solo gli orari aperti impostati in Orari e turni:
Puoi impostare la visualizzazione a schermo intero cliccando su questo quadratino:
Infine, se hai attivato i filtri per le fasce orarie, vedrai anche il numero di persone in quello slot:
Come cambiare l'orario e il tavolo di una prenotazione su Timeline
Puoi spostare le prenotazioni su Timeline cambiando orario e/o tavolo trascinandole con la funzione drag & drop.
Cambiare l'orario di una prenotazione
Se desideri cambiare l'orario di una prenotazione, ti basterà trascinare la prenotazione sul nuovo orario desiderato.
Puoi decidere se inviare o meno la notifica del cambio al cliente.
Se sposti l'orario di una prenotazione viene modificata anche negli orari di richiesta del cliente.
Hai bisogno di sapere per quale orario era stata effettuata originariamente la prenotazione? Puoi ricercare la notifica prenotazione iniziale che hai ricevuto sul canale che hai impostato per le notifiche utenti.
Cambiare i tavoli di una prenotazione
Per cambiare un tavolo a una prenotazione, puoi usare la funzione drag and drop.
Se a una prenotazione sono associati più tavoli e vuoi cambiarli trascinandoli sulla timeline, ti verrà chiesto se spostare solo un tavolo oppure tutta la prenotazione.
Come cambiare lo stato delle prenotazioni su Timeline
Puoi modificare lo stato della prenotazione cliccando sul nome del cliente.
Inoltre, in questa sezione potrai visualizzare le note e le esperienze associate al cliente.
Come modificare una prenotazione da timeline
Se vuoi modificare la prenotazione:
Clicca sul nominativo della prenotazione.
Seleziona il simbolo della matita.
Ricorda di cliccare in basso su Modifica.
Se vuoi ridurre la durata della prenotazione, ti basta cliccare sulla prenotazione e trascinare l'orario come in questo esempio:
Associare più prenotazioni allo stesso tavolo
Sapevi che puoi associare più prenotazioni, anche contemporanee o sovrapposte, allo stesso tavolo?
In questo modo, potrai gestire al meglio tavolate conviviali, cene tra gruppi diversi che condividono lo stesso tavolo o situazioni in cui desideri organizzare più ospiti nello stesso spazio.
Come primo step, attiva lo switch in Impostazioni > Servizi > scheda Prenotazioni alla voce Tavoli conviviali.
Questa opzione è disponibile per tutto il modulo Gestione > Prenotazioni, quindi la troverai in Elenco, Agenda, Mappa Tavoli e Timeline.
Ti basterà cliccare su +Prenotazione o +Walk-in per associare lo stesso tavolo a più prenotazioni, anche in un orario identico o accavallato tramite lo switch Mostra anche i tavoli occupati.
Inserire una prenotazione in un orario sold out
Nella timeline vedrai gli orari sold out in rosso.
Se vuoi trascinare una prenotazione in questa fascia oraria, vedrai un avviso che ti informa della chiusura del locale.
Come bloccare un tavolo su timeline
Se vuoi che un tavolo non sia disponibile per uno o più giorni, puoi utilizzare la funzione Blocca tavolo.
Ti basterà cliccare il lucchetto e scegliere per quanto tempo bloccare quel tavolo e impedirne l'associazione a una prenotazione.
Come leggere note e campi aggiuntivi
Da Timeline puoi leggere note e campi aggiuntivi scorrendo con il mouse sulla prenotazione.
Come visualizzi l'opzione "Filtri fasce orarie" nella timeline
Se hai attivato i filtri fasce orarie in Impostazioni > Orari e turni, potrai vedere i simboli inseriti negli slot corrispondenti all'interno della timeline.
💡Ricorda bene
Affinché i filtri vengano visualizzati correttamente nella timeline, gli orari di inizio degli slot devono essere impostati su ore intere, ad esempio 19:00.
Gli orari con i minuti, come 19:30, non sono supportati per questa visualizzazione.
Esempio pratico
Per la giornata di mercoledì ho creato diversi filtri, tra cui Aperitivo dalle 18:00 alle 19:45.
Se vado in Gestione > Prenotazioni > Timeline vedrò il nome della fascia creata e il numero di prenotati previsti in questo slot
